Die Arbeitsgemeinschaft setzt sich aus der Stadtverwaltung, interessierten Bürgern, lokalen Kulturschaffenden und Freudenberger Schulen zusammen. Für die Gesamtorganisation soll ein/e ehrenamtliche/r Projektleiter/in verantwortlich sein. Ein/e Theaterpädagoge/in soll den Akteuren für die Entwicklung und Umsetzung der Spielszenen beratend zur Seite stehen. Die technische Umsetzung erfolgt in Kooperation mit einem professionellen Anbieter (Agentur, Entwickler, oä.) für „Augmented Reality“-Software.
Die Stadtverwaltung fördert das Projekt nicht nur anteilig finanziell, sondern auch mit der Bereitstellung von personellen und räumlichen Ressourcen. Sie steht für Beratungen zur Verfügung und arbeitet mit den Beteiligten fachlich und kooperativ zusammen. Das Projektcontrolling im Bezug auf die ökonomischen Aspekte des Projektes (Termine, Kosten) liegt ebenfalls bei der Stadtverwaltung.
Spielszenen als „Augmented Reality“-Einblendungen sollen durch lokale Kulturschaffende geschaffen. Durch die Zusammenarbeit und das Teilen von Talenten und Fähigkeiten der verschiedenen ehrenamtlichen Kulturträger untereinander wird eine bessere Vernetzung vor Ort entstehen. Das Gemeinschaftsgefühl „Wir in Südwestfalen“ wird durch die Beschäftigung und Vermittlung der eigenen Geschichte gestärkt, ebenso entsteht eine neue Art der kulturellen Bildung für alle.
Weitere Mitwirkende werden auch die Schulen im Stadtgebiet sein. In Projekten können hier Schüler als Medienschaffende (Video, Theater, etc.) als auch als Rezipienten im Heimat- oder Geschichtsunterricht tätig werden. Der Umgang mit digitalen Medien (Digitale Bildung) wird als Instrument zur Erleichterung von Lehren und Lernen aufgefasst und Wissen findet so spielerisch motivierend Einzug in die Lebenswelt von Kindern und Jugendlichen. Und dies in doppelter Hinsicht, da es die alltägliche Mediennutzung junger Menschen direkt aufgreift und zugleich junge Akteure in das Projekt mit eingebunden werden. Junge Menschen wachsen heute in einer hoch mediatisierten und digitalisierten Welt auf und nutzen diese intuitiv in allen Lebenslagen. Diese Motivation nutzt das Projekt. Durch Schaffung eigener Inhalte oder durch mediale Inszenierung beschäftigen sich junge Menschen nicht nur mit der Digitalisierung, sondern auch mit Bildungsinhalten wie Geschichte und Kultur und sie kommen in den direkten Kontakt mit den Kulturschaffenden vor Ort.
Eine Agentur wird für die konzeptionelle und technische (digitale) Umsetzung der „Augmented Reality“ sorgen.
Die Gesamtorganisation des Projektes wird durch eine ehrenamtliche Projektleitung gewährleistet. Der Projektmanager koordiniert die Gesamtorganisation des Projektes. Er soll dieses Projekt mit einem dafür vorgesehenen Budget erfüllen. Die Projektleitung arbeitet mit der Verwaltung zusammen und unterstützt die für die Umsetzung zuständigen Teams.
